Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του Δ.Π.Θ. συστάθηκε,  με την αριθμ. 22/152/16.12.2022 (ΦΕΚ 6861/29.12.2022 τΒ΄) Απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου,  όπως προβλέπεται στις διατάξεις του ν.4795/2021 και του άρθρου 213 του ν.4957/2022. Λειτουργεί σε επίπεδο Τμήματος ως αυτοτελείς και ανεξάρτητη μονάδα, η οποία υπάγεται απευθείας στον Πρύτανη του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης και συνεργάζεται με το Συμβούλιο Διοίκησης.  

Το Τμήμα είναι αρμόδιο για:

α) την αξιολόγηση της επάρκειας και της καταλληλότητας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου στις διοικητικές υπηρεσίες, καθώς και στις ακαδημαϊκές, ερευνητικές και λοιπές δομές και μονάδες του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης

β) τη σύνταξη εγχειριδίων εσωτερικού ελέγχου, 

γ) την αξιολόγηση της λειτουργίας και των δραστηριοτήτων του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης βάσει της αρχής της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της διαφάνειας,

δ) την αξιολόγηση των διαδικασιών σχεδιασμού, της εκτέλεσης και της αξιολόγησης των λειτουργιών και των προγραμμάτων, 

ε) την διασφάλιση της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης,

στ) την κατάρτιση προγράμματος εσωτερικών ελέγχων των διοικητικών, ακαδημαϊκών, ερευνητικών και υπηρεσιακών μονάδων και δομών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, λαμβάνοντας υπόψη τον στρατηγικό σχεδιασμό αυτού

ζ) την διενέργεια προγραμματισμένων και έκτακτων ελέγχων στις διοικητικές υπηρεσίες, στις ακαδημαϊκές, ερευνητικές και λοιπές δομές και μονάδες του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης και την κατάρτιση των εκθέσεων ελέγχου,

η) την υποβολή περιοδικής αναφοράς προς τον Πρύτανη και το Συμβούλιο Διοίκησης του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης σχετικά με τη συμμόρφωση των υπηρεσιών με τις προτάσεις των εσωτερικών ελέγχων,

θ) τη σύνταξη ετήσιας έκθεσης, στην οποία καταγράφονται οι δραστηριότητες και τα αποτελέσματα του εσωτερικού ελέγχου, η πρόοδος υλοποίησης των προτάσεων αυτού, οι υπολειμματικοί κίνδυνοι και η αξιολόγησή τους, λόγω της μη υλοποίησης διορθωτικών ενεργειών. Η ετήσια έκθεση συνοδεύεται από Γνώμη που υποβάλλεται στον Πρύτανη του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 13 του ν. 4795/2021, 

ι) τον έλεγχος εφαρμογής και συμμόρφωσης με το εξωτερικό και εσωτερικό κανονιστικό πλαίσιο του Ιδρύματος, καθώς και τον έλεγχο της ορθής εφαρμογής των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού του κάθε φορέα ή οντότητας που υπάγεται στον έλεγχο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, της διενέργειας των δαπανών και της διαχείρισης της ακίνητης, κινητής και διανοητικής περιουσίας του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, με στόχο τον εντοπισμό φαινομένων κακοδιοίκησης και κακοδιαχείρισης, κατάχρησης, σπατάλης ή απάτης και την ανάπτυξη δικλίδων για την αποτροπή τους στο μέλλον,
 
ια) την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών προς τις υπηρεσίες, δομές και μονάδες του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, 

ιβ) την παροχή συμβουλευτικών έργων επί του συνόλου των υπηρεσιών, δομών και μονάδων του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης με στόχο τη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητάς τους, της διαχείρισης κινδύνων (riskassessment) που απειλούν την επίτευξη των στόχων των επιμέρους υπηρεσιών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης και των διαδικασιών ενδογενούς ελέγχου (internalcontrol), 

ιγ) την παρακολούθηση, αξιολόγηση και επιβεβαίωση των διορθωτικών ή βελτιωτικών ενεργειών που πραγματοποιούνται από κάθε υπηρεσία, δομή, μονάδα του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους. 
 

Αποστολή - Στόχος 

Σύμφωνα με το Ν.4795/2021, αποστολή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι να παρέχει εύλογη διαβεβαίωση στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης  για την επίτευξη των στόχων του σχετικά  με την :

α)  αποτελεσματικότητα  και αποδοτικότητα των επιχειρησιακών του  λειτουργιών , 

β) την αξιοπιστία των οικονομικών και λοιπών αναφορών ,

γ) συμμόρφωση με τους νόμους, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του 

Περιλαμβάνει τον έλεγχο κα την αξιολόγηση της επάρκειας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης και προτείνει βελτιωτικές ενέργειες: 

-για το σύνολο των λειτουργιών και διαδικασιών,

-για τη διαχείριση των κινδύνων, των δικλίδων ελέγχου /ασφαλείας και για τη λήψη μέτρων όπου απαιτούνται

-για τη διασφάλιση της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων και 
-για την αξιολόγηση της λειτουργίας, των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων του φορέα βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης

Αρμοδιότητες 

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου ασκεί τις παρακάτω αρμοδιότητες: 

α) συντάσσει και αναθεωρεί το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων, το οποίο εγκρίνεται από τον Πρύτανη του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, 

β) καταρτίζει Ετήσιο ή Πολυετές Πρόγραμμα Εργασιών, λαμβανομένων υπόψη των στρατηγικών και επιχειρησιακών προτεραιοτήτων καθώς και της αξιολόγησης των κινδύνων και των ευκαιριών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, 

γ) σχεδιάζει και διενεργεί προγραμματισμένους και έκτακτους ελέγχους επί του συνόλου των υπηρεσιών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, των λειτουργιών, των συλλογικών οργάνων αυτού, των διαδικασιών του, των εκτελούμενων έργων, καθώς και των πληροφοριακών του συστημάτων, όπως αυτά εντοπίζονται μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης και ιεράρχησης των κινδύνων που απειλούν τη λειτουργία τους, σύμφωνα με τις πιθανότητες εκδήλωσης του κινδύνου και τις ενδεχόμενες συνέπειές του,

δ) παρέχει συμβουλευτικά έργα επί του συνόλου των υπηρεσιών, των λειτουργιών, των συλλογικών οργάνων αυτού, των διαδικασιών του, των εκτελούμενων έργων, καθώς και των πληροφοριακών του συστημάτων,

ε) ελέγχει και παρέχει διαβεβαίωση περί της επάρκειας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου  και εισηγείται σχετικές βελτιωτικές προτάσεις,

στ) παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες, 

ζ) αξιολογεί τη λειτουργία του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης φορέα βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, 

η) ελέγχει την ορθή εφαρμογή των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού, σύνταξης και αποστολής στο Υπουργείο Οικονομικών των δημοσιονομικών και λοιπών αναφορών, καθώς και διενέργειας των δαπανών και διαχείρισης της περιουσίας του ιδρύματος για τον εντοπισμό τυχόν ενδείξεων φαινομένων κακοδιοίκησης, κακοδιαχείρισης, κατάχρησης, σπατάλης ή απάτης, καθώς και εάν ο φορέας αναπτύσσει κατάλληλες δικλίδες για την αποτροπή τους στο μέλλον,

 θ) ελέγχει και αξιολογεί τις διαδικασίες κατάρτισης των οικονομικών και μη αναφορών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, 

 ι) αξιολογεί τις διαδικασίες σχεδιασμού και εκτέλεσης των λειτουργιών και των προγραμμάτων του, 

ια) ελέγχει τη συμμόρφωση του φορέα προς την ισχύουσα νομοθεσία, τους κανονισμούς και τις πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του, 
ιβ) ελέγχει τα πληροφοριακά συστήματα ως προς την αποτελεσματικότητά τους για την επίτευξη των στόχων του φορέα,

ιγ) παρακολουθεί, αξιολογεί και επιβεβαιώνει τις διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες που πραγματοποιούνται από τις υπηρεσίες του φορέα σε συμμόρφωση με τις προτάσεις του εσωτερικού ελέγχου, μέχρι την οριστική υλοποίησή τους,

ιδ) καταρτίζει Ετήσια Έκθεση με Γνώμη, 

ιε) γνωστοποιεί αμελλητί στις αρμόδιες υπηρεσίες και στον πειθαρχικό Προϊστάμενο, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, τυχόν ενδείξεις απάτης ή έλλειψης ακεραιότητας ή πειθαρχικής ευθύνης υπαλλήλων και 

ιστ) μεριμνά για την εκπαίδευση και την επιμόρφωση των εσωτερικών ελεγκτών

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης ασκεί τις αρμοδιότητες της παρ. 2 του άρθρου 213 του ν. 4957/2022, πέραν των διοικητικών υπηρεσιών, καθώς και των ακαδημαϊκών, ερευνητικών και λοιπών μονάδων και δομών του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, στον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, την Εταιρεία Αξιοποίησης και διαχείρισης της Περιουσίας του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, τα Ερευνητικά Πανεπιστημιακά Ινστιτούτα του Κεφαλαί ου ΚΘ’ του ν.4957/2022 και σε άλλους φορείς ή οντότητες που σχετίζονται με το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιου Θράκης, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και το κανονιστικό πλαίσιο που διέπει κάθε φορέα ή οντότητα. 

 Στελέχωση 

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου στελεχώνεται από υπαλλήλους μονίμους ή ΙΔΑΧ του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, κατηγορίας ΠΕ ή ΤΕ ή κατά περίπτωση και από ειδικό επιστημονικό προσωπικό (στο εξής: εσωτερικοί ελεγκτές) και ΔΕ για τη γραμματειακή υποστήριξη της μονάδας, κατόπιν συνεκτίμησης της ελεγκτικής προϋπηρεσίας στον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, καθώς και τυχόν διαπιστεύσεων ή πιστοποιήσεών τους, συναφών με τον εσωτερικό έλεγχο. Στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου προΐσταται υπάλληλος μόνιμος ή ΙΔΑΧ του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, ειδικότητας ή κλάδου ΠΕ Διοικητικού - Οικονομικού και ο οποίος κατέχει το Πιστοποιητικό Ελεγκτικής Επάρκειας Εσωτερικού Ελεγκτή της παρ. 10 του άρθρου 9 του ν. 4795/2021. Τα καθήκοντα του Προϊσταμένου και του προσωπικού της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι ασυμβίβαστα με οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα που δε σχετίζονται με το έργο της Μονάδας. Αν το προσωπικό του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης δεν επαρκεί για τη στελέχωση της Μονάδας ή το προσωπικό που υπηρετεί σε αυτή δεν έχει την απαιτούμενη επιστημονική εξειδίκευση στο αντικείμενο της Μονάδας, ο επικεφαλής της Μονάδας δύναται κατ’ εξαίρεση να προέρχεται από το έκτακτο προσωπικό και η μισθοδοσία του να καλύπτεται από ίδιους πόρους του Ε.Λ.Κ.Ε. Δ.Π.Θ.